陕西黄河文化博物馆藏品建档、登账、编目办法

第一章 总则

第一条 目的依据

为规范馆藏文物与黄河文化实物史料定名、编目、登账、建档全流程管理，做到一物一号、账物相符、档案完整、信息规范，保障国有藏品资产可追溯，服务藏品保护、研究、陈列、备案工作，特制定本制度。本制度接受榆林市、陕西省文物主管部门监督。

第二条 适用范围

适用于本馆通过捐赠、收购、调拨、移交、馆际交换等方式正式入藏的全部藏品。

借用、代管展品、复制品、参考品、临时资料，不纳入藏品总登记账，单独建立辅助台账，不编制正式藏品总登记号。

第三条 基本原则

1.一物一号，唯一编号原则：一件藏品分配一个总登记号，编号终身不变，藏品退出馆藏后编号不再复用。

2.同步办理原则：藏品完成实物验收移交后，按规定时限完成定名、编目、登账、建档。

3.账物分离原则：藏品总账管理员与库房保管员岗位分离，总账管理员不保管实物。

4.标准统一原则：藏品定名、分类、著录遵循国家文物著录规范，兼顾黄河文化、陕北佳县地方史料特色。

5.全程留痕原则：所有登账、建档材料原件归入藏品档案，纸质档案与电子档案双套保存。

第二章 组织机构与职责

第四条 藏品保管部（业务牵头）

1.负责藏品定名、编目、信息采集、著录；

2.建立藏品总登记账、分类账、藏品单件档案；

3.负责全国博物馆藏品管理信息系统录入、维护、年度更新；

4.档案的保管、查阅、借阅管理。

第五条 总账管理员

专职负责藏品总登记账，严格按入藏凭证登账，不得涂改总账；负责编号分配、账册保管、账物核对。

第六条 征集、鉴定、研究人员

配合提供藏品来源、鉴定意见、年代、价值、黄河文化相关背景资料，协助藏品定名。

第三章 藏品编目、定名与编号规则

第七条 藏品定名

藏品定名严格按照文物定名国家标准，结合黄河文化主题特点定名：

1.一般格式：年代+质地+器名；民俗、近现代实物可增加地域特征（如：民国陕北黄河流域剪纸、清代佳县农耕木犁）；

2.名称简洁准确，避免主观修饰词；不得使用俗称作为正式名称，俗称可在备注栏标注；

3.有争议藏品，采用学界通用定名，在档案备注中说明争议情况。

第八条 藏品分类

按照国家博物馆藏品分类标准分类，分为石器、陶瓷器、金属器、玉器、漆器、木器、织绣、书画、碑拓、古籍文献、民俗实物、近现代实物等大类，适配黄河文化馆藏体系。

第九条 藏品编号

1.总登记号（主号）：藏品唯一终身编号，一件一号；

2.成套藏品：成套文物统一分配总登记号，套件编分号；

3.编号一经确定，永久不变；藏品退出馆藏，该编号封存，不再分配给其他藏品；

4.编号标注：可在藏品本体、标签、囊匣标注编号，标注方式不得损伤藏品本体。

第十条 藏品著录内容

每件藏品著录基础信息：总登记号、藏品名称、类别、年代、质地、尺寸、重量、数量、完残状况、来源、入藏方式、入藏日期、鉴定意见、文物等级、征集价格（收购类）、库位、影像编号、相关文献、黄河文化价值简述等。

第四章 藏品登账管理

第十一条 藏品总登记账

藏品总登记账是国有文化资产法定总账，纸质账簿为正本：

1.入藏实物完成移交验收，取得《藏品入馆凭证》后方可登账，无入馆凭证不得登总账；

2.总账项目：总登记号、名称、年代、质地、数量、尺寸、来源、入藏日期、入藏方式、价值、等级、完残状况、备注；

3.总账使用不易褪色墨水填写，严禁随意涂改；如更正，采用划线更正法，加盖更正人印章；

4.总账专人专柜保管，电子总账备份，定期异地备份。

第十二条 藏品分类账

在总登记账基础上，按藏品材质、文物等级建立分类账，用于库房管理、陈列研究、清点核对。分类账信息与总登记账保持一致。

第十三条 辅助台账

借用展品、代管物品、参考品、复制品建立辅助登记台账，不列入正式藏品总账，明确权属，与馆藏严格区分。

第十四条 藏品退出馆藏账务处理

藏品按法定程序批准退出馆藏（调拨、注销等），在总账备注栏注明退出原因、审批文号、退出日期，不得直接删除、划销原有记录。

第五章 藏品建档（单件藏品档案）

第十五条 档案构成

实行一件一档，成套藏品可一套一档，档案包含纸质档案和电子档案。单件藏品档案材料清单：

1.藏品入馆凭证、移交/捐赠/收购协议、调拨文件；

2.藏品鉴定意见书、科技检测报告、专家评审材料；

3.藏品影像资料：多角度高清照片、细节病害照片；

4.藏品测量记录、完残记录；

5.定级申报材料、文物等级批复文件；

6.出入库审批单、展览、修复、复制、研究利用记录；

7.病害记录、保护修复方案与修复报告；

8.藏品退出馆藏审批材料（如有）；

9.其他相关史料、文献、流传记录。

第十六条 档案制作时限

藏品完成入藏登账后三个月内完成单件档案组建；后续产生的展览、修复、检测等资料，及时归入对应藏品档案。

第十七条 档案保管

1.纸质档案单独档案库房存放，防潮防虫；电子档案多备份、异地存储；

2.档案编号与藏品总登记号一一对应；

3.档案原件不外借；业务查阅实行档案借阅登记制度，复印件并加盖档案章方可使用。

第六章 信息系统管理

第十八条 藏品信息系统录入

藏品登账建档完成后，及时录入全国博物馆藏品管理信息系统，按文物主管部门要求完成备案。信息发生变更（定级、完残、库位调整），及时更新系统数据，保证系统数据、纸质档案、实物三者一致。

第七章 核对与质量检查

第十九条 账、物、档案核对

藏品年度清点同时核对：实物、总登记账、藏品档案、系统信息。发现信息不一致、档案缺失，立即补全、更正，形成核查记录。

第二十条 编目质量审核

保管部负责人对藏品定名、分类、著录信息逐件审核，重大藏品、珍贵文物由馆鉴定小组复核，确保著录准确。

第八章 档案查阅、保密管理

第二十一条 查阅管理

馆内业务人员因陈列、研究、保护查阅档案，履行内部登记；外部单位查阅，须经馆领导审批，限定查阅范围。涉及捐赠人隐私、未公开收购价格、涉密文物信息严格保密。

第二十二条 保密要求

藏品档案、高清影像、收购价格、鉴定内部意见，未经批准不得对外传播。严禁私自拷贝、外传藏品全套档案资料。

第九章 责任

1.严禁无实物先行登账、虚假登账；严禁重复编号、随意修改藏品编号；

2.因工作失误造成账册损毁、档案丢失、信息大面积错误，按馆内制度追责；

3.伪造藏品账册、档案，涉嫌违法的移交司法机关。

第十章 附则

第二十三条 本制度由藏品保管部负责解释。

第二十四条 国家、陕西省文物主管部门出台新规范，从其规定。

第二十五条 本制度自发布之日起施行。

陕西黄河文化博物馆

2024年3月6日